Ein Fuhrpark braucht klare Regeln. Sie sind meist in einer Dienstwagenordnung (auch Car Policy oder Firmenwagenrichtlinie) festgelegt; daneben gibt es noch Dienstwagenüberlassungsverträge. Doch was ist eigentlich der Unterschied? Die Car Policy regelt in erster Linie, welcher Personenkreis im Unternehmen für Dienstautos berechtigt ist und welche Fahrzeugkategorien und Ausstattungen von Firmenwagen in Frage kommen. Empfohlen werden auch die Aufnahme von Regelungen für Sonderausstattungen sowie für Bestell- und Rückgabeprozesse. Daneben sind oft auch Rahmenbedingungen für die Nutzung in der Richtlinie enthalten – etwa zu Betriebskosten, Privat- und Auslandsfahrten, zur Abwicklung bei Beendigung des Dienstverhältnisses, Haftung, Steuern und Versicherungen.

Der Überlassungsvertrag mit dem einzelnen Mitarbeiter leitet sich inhaltlich von der Dienstwagenordnung ab und beinhaltet die genauen Rechte und Pflichten zwischen Arbeitgeber und angestelltem Nutzer des Firmenautos. Hier geht es also in Ergänzung zum Arbeitsvertrag um die Sorgfalt für das abgetretene Auto und oft auch um individuelle steuer- und versicherungstechnische Aspekte sowie Details zum etwaigen Gehaltsverzicht oder möglicher Privatnutzung.